Il Controllo di Gestione, o meglio il “Sistema di Controllo di Gestione”, è a volte detto “Sistema di Pianificazione e Controllo” perché è l’insieme di regole e principi utilizzati per svolgere le attività aziendali al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati. In pratica è l’insieme di regole e principi per:

• definire gli obiettivi (budgeting)
• rilevare i costi e i principali indicatori (quantitativi e qualitativi) economici e di performance aziendale (reporting)
• analizzare gli scostamenti fra gli obiettivi e i risultati conseguiti, individuando le aree deboli e le cause degli scostamenti

definire le eventuali azioni correttive e nuovi obiettivi. In altre parole adottare un sistema di Controllo di Gestione significa gestire un’azienda in base ai numeri (fatti) e non in base alle impressioni attraverso l'utilizzo di appropriati strumenti di analisi.

Non è possibile utilizzare un Sistema di Controllo di Gestione se non se ne conoscono le funzioni e/o i presupposti teorici e metodologici. La formazione è quindi un presupposto imprescindibile all'uso consapevole ed efficace di un Sistema di Controllo di Gestione; in media il 30%-50% delle ore dei nostri interventi sono dedicate alla formazione. Al termine dell'intervento consegniamo un vero e proprio manuale di Controllo di Gestione, che prevede sia capitoli teorici che di supporto all'uso degli strumenti realizzati. Al solo scopo di illustrare l'importanza che attribuiamo alla formazione, diamo la possibilità di visionare la legenda dei simboli utilizzati nei capitoli eco/finanziari e in quello di rilevazione dei dati di produzione.

• Legenda Simboli

La validità di un Controllo di Gestione è strettamente legata alla sua capacità di fornire informazioni utili e tempestive alla gestione dell’azienda, se le informazioni (numeri) sono superate (troppo “vecchie”) la decisione sarà condizionata dal fatto che le informazioni non sono più attuali. Un buon sistema di Controllo di Gestione deve trovare il giusto compromesso fra “precisione” delle informazioni, la loro “attualità” ed il costo che si sostiene per ottenerle: come sempre è una questione di valutazione dei costi che si sostengono ed i benefici che se ne traggono.

Ogni azienda è un caso a se stante, con i suoi pregi ed i suoi difetti. È necessario individuare quali sono i punti deboli che richiedono un intervento più immediato e mettere a punto la “cura” adeguata evitando di aggiungere “carte inutili” e integrando il più possibile quanto già disponibile in azienda. Non è possibile “copiare” il Controllo di Gestione adottato da un’altra azienda, è come voler mettere gli occhiali e le scarpe di un’altra persona … sembrano tutte uguali (e di fatto svolgono la medesima funzione) ma provate a portare le scarpe di due numeri più piccole … il check-upserve a “prendere le misure” dei piedi.

Un'autovalutazione, per quanto completa ed obiettiva, non potrà mai sostituire un check-up. Tutti noi siamo in grado di assumere il farmaco corretto quando abbiamo il raffreddore o il mal di gola, ma quando le cose si fanno serie andiamo dal medico, e spesso preferiamo uno specialista al medico generico: in alcuni casi l'esperienza è fondamentale e non ci accontenteremmo mai di compilare un questionario per sapere che farmaci assumere. A volte, pero', eseguire un test consente di porci delle domande che non ci siamo mai fatti o vedere le cose sotto una luce diversa.

La norma internazionale UNI 9004:2009 promuove l’autovalutazione come uno strumento importante per il riesame del livello di maturità dell’organizzazione, comprendente la sua leadership, la sua strategia, il suo sistema di gestione, le sue risorse ed i suoi processi, per identificare aree di forza e di debolezza ed opportunità di miglioramenti e/o innovazioni.

Al fine di consentirVi di svolgere un'autovalutazionecalibrata sulle macro caratteristiche della Vostra azienda, le prime cinque risposte defineranno il set di domande che costituiranno il test vero e proprio; una volta completate le risposte potrete visionare l'esito rappresentato con un grafico radar sulle quattro aree analizzate (orientamento al cliente, gestione delle risorse umane, controllo di gestione e rapporto di reciproco beneficio con i fornitori). Per qualunque dubbio o domanda non esitate a contattarci inviandoci una email a: info@bcc-srl.com

• Test di Autovalutazione

Chi meglio dell’Imprenditore può definire cosa vuole dal Controllo di Gestione, ovvero quali sono gli indicatori che gli stanno più a cuore e quali obiettivi si prefigge di raggiungere nel breve e medio periodo? D’altra parte sarà l’Imprenditore in prima persona ad utilizzare le informazioni raccolte dal Controllo di Gestione, è quindi indispensabile che sappia come sono state ottenute: non serve a nulla dire che un determinato prodotto/servizio costa € 10,00 se non si precisa (per esempio) se in tale valore ho considerato solo le materie prime, o se mancano gli ammortamenti o i costi di struttura.

Questa è la domanda a cui è più difficile dare una risposta sintetica e “universale”. Tutte le aziende, in qualunque settore operino, di qualunque dimensione siano possono trarre vantaggi da un sistema di controllo di gestione basato su principi moderni, ne segue che non è possibile standardizzare la realizzazione di un Sistema di Controllo di Gestione. È però innegabile (ed anche auspicabile) che i principi adottati siano i più universali possibile. Ne segue che tutti i sistemi di Controllo di Gestione analizzano i dati economici, molti anche quelli di produzione e quelli finanziari, alcuni analizzano i dati patrimoniali, pochi i dati relativi alla crescita professionale dei dipendenti. La parte di Sistema di Controllo di Gestione che analizza i dati economici trova nella contabilità generale la fonte principale dei dati che però richiedono sempre una rielaborazione per aggregarli secondo criteri gestionali anziché contabili. Un Sistema di Controllo di Gestione per essere efficace non necessariamente deve essere complicato, anzi più è semplice (almeno nell’uso e nell’interpretazione) più si presta a realizzare simulazioni (cosa succederebbe se cambiassi questo dato e/o sistema produttivo) indispensabili strumenti per le decisioni basate sui numeri e non sulle impressioni. Il Controllo di Gestione è uno strumento di gestione dell’azienda, e come il centralino telefonico deve essere “commisurato” alle esigenze di traffico telefonico, così il Controllo di Gestione deve essere fatto in base alle caratteristiche dell’azienda.

Come il più sofisticato centralino telefonico non può evitare un uso improprio del telefono se non mediante il controllo “umano”, così anche il Controllo di Gestione può essere “usato male” ... con conseguenze ben più gravi: un uso improprio del Sistema di Controllo di Gestione può indurre a prendere decisioni su informazioni prive di fondamento e, quindi, potenzialmente dannose per l’azienda. Il Consulente, quindi, deve assicurarsi che la raccolta e l’elaborazione dei dati sia corretta e che il processo decisionale prenda in esame tutti i dati utili al caso in esame.

Un Sistema di Controllo di Gestione è uno strumento di gestione dell’azienda, se usato correttamente consente di migliorare l’efficienza aziendale e ne riduce i costi, in altre parole porta ad un maggior utile aziendale: è pertanto un investimento a tutti gli effetti (tanto più che può anche essere messo a cespite). Come tutti gli investimenti, però, è utile solo se viene utilizzato (e bene): acquistare un cespite (per esempio una pressa) e non usarla è uno spreco … nessuno si chiede quanto costi un cespite, la domanda che ci si pone è: "dopo quanto tempo si ripaga (payback) e per quanti anni ancora potrò utilizzarlo con profitto?". Per poter formalizzare un preventivo è necessario eseguire il check.up; l'esecuzione del check-up è assolutamente non vincolante ed il suo costo è considerato un anticipo sull'eventuale realizzazione del Sistema di Controllo di Gestione.

La ISO 9001 è la norma internazionale per la gestione della qualità (nelle organizzazioni) più diffusa al mondo: nel 2007 era utilizzata in 175 Paesi. Nel novembre 2008 è stata pubblicata la nuova edizione della norma ISO 9001, risultato di attività di verifica ed aggiornamento periodico da parte dell’ISO delle norme esistenti.

Secondo la definizione “ufficiale” è un “Sistema di gestione per guidare e tenere sotto un’organizzazione con riferimento alla qualità”, In altre parole, si tratta di tutte quelle attività messe in atto per raggiungere degli obiettivi e per migliorare con continuità le prestazioni aziendali. Il Cliente è e resta il principale destinatario degli obiettivi della qualità e dell’impegno per il miglioramento continuo, ma alcune Aziende hanno mostrato quanto sia importante curare gli interessi dei dipendenti (c’è addirittura la classifica delle aziende più ambite come posto di lavoro) e della collettività (ultimamente sempre più aziende sono attente all’impatto sul ambiente e al recupero di monumenti ed opere d’arte in genere).

Visto con gli occhi dei potenziali Clienti, l’adozione di un Sistema di Gestione per la Qualità, e la sua eventuale certificazione, aumenta la fiducia nei confronti dell’azienda e della sua capacità di fornire prodotti e/o erogare servizi nel rispetto dei requisiti richiesti; in realtà, i vantaggi possono essere molto più ampi. L’adozione di un Sistema di Gestione per la Qualità può portare ad un’ottimizzazione dei processi aziendali favorendo la riduzione di sprechi e delle inefficienze, ovvero migliorando le prestazioni aziendali, in altre parole la diminuzione dei costi.

Come già detto nella sezione dedicata ai sistemi di controllo di gestione, ogni azienda è un caso a sé stante, con i suoi pregi ed i suoi difetti. È necessario individuare quali siano i punti deboli che richiedono un intervento più immediato e mettere a punto la “cura” adeguata evitando di aggiungere “carte inutili” e integrando il più possibile quanto già disponibile in azienda. L’esperienza di risorse qualificate, che da oltre un decennio accompagnano le società nel processo di realizzazione di Sistemi di Gestione per la Qualità, permette di individuare prima le soluzioni più adeguate ad ogni organizzazione, senza procedere “per tentativi” e fornendo tutto il supporto necessario fino all’eventuale certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità attuato da parte di un Organismo di Certificazione riconosciuto ed accreditato.

Innanzitutto, l'adozione di un Sistema di Gestione per la Qualità deve essere una decisione strategica avviata a partire dai vertici dell’organizzazione che dovranno assicurare una forte e continua “sponsorizzazione”.

• Si inizia sempre dall’analisi e definizione, in caso di sua assenza, dell’organigramma nominale aziendale abbinato ad una prima mappatura dei processi esistenti ed interagenti all’interno dell’organizzazione.
• Si prosegue con l’analisi e la raccolta della modulistica esistente e della sua integrazione, che procedono parallelamente alla redazione di procedure ed istruzioni scritte (tutte quelle richieste dalla norma ISO 9001 e quelle ritenute necessarie per il buon funzionamento e controllo dei processi).
• Al termine della stesura di questi documenti, si predispone il manuale della qualità. Il passo successivo è l’effettuazione di un ciclo completo di audit interni a verifica di tutti i processi aziendali.
• Si redige un documento (il Riesame di Direzione) riepilogativo dello stato di attuazione del Sistema di Gestione per la Qualità, partendo dall’analisi dei dati relativi agli indicatori dei processi e prodotti/servizi e del grado di raggiungimento degli obiettivi.
• L’ultima fase, non obbligatoria ma consigliata (anzi, è spesso ciò che mette in moto il tutto) è la visita da parte di un Organismo di Certificazione che verifica la conformità del Sistema di Gestione per la Qualità attuato alla ISO 9001. In caso di esito positivo viene rilasciato il “famoso” certificato ISO 9001.

La certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità è un po’ come il matrimonio, sbagliatissimo pensare che sia un punto di arrivo, si tratta piuttosto di un punto di partenza. È vero che la certificazione è un importante traguardo (nel senso di obiettivo, non di punto finale), ma il Sistema di Gestione per la Qualità richiede assiduo controllo e l’impegno di tutti i livelli dell’organizzazione per il suo miglioramento continuo. Ogni anno l’Organismo di Certificazione effettuerà un audit presso l’azienda a seguito del quale deciderà il mantenimento o meno della certificazione. E, come per un matrimonio, le conseguenze della perdita della certificazione possono essere assai più gravi del loro mancato ottenimento.

Un Sistema di Gestione per la Qualità è uno strumento di gestionedell’azienda, se usato correttamente consente di migliorare l’efficienza aziendale e ne riduce i costi, in altre parole porta ad un maggior utile aziendale: è pertanto un investimento a tutti gli effetti (tanto più che può anche essere messo a cespite). Come tutti gli investimenti, però, è utile solo se viene utilizzato (e bene): acquistare dei cespiti (per esempio dei distributori automatici) e non usarli è uno spreco … nessuno si chiede quanto costi un cespite, la domanda che ci si pone è: "dopo quanto tempo si ripaga (payback) e per quanti anni ancora potrò utilizzarlo con profitto?" Per poter formalizzare un preventivo è necessario eseguire un sopralluogo in azienda. Il sopralluogo in azienda è gratuito e non impegantivo.